What the VoIP?

VoIPblog
Hosted of eigen centrale?

Oplichters is een woord wat vaak in mij opkomt als ik geconfronteerd word met verkopers of offertes van Hosted VoIP. Hosted VoIP betekent niet veel meer dan dat je telefooncentrale ergens ‘in de cloud’ staat en niet bij jou op locatie.

Niet dat dat een slecht product is, in tegendeel: het is vaak een goed product met voordelen en mogelijkheden. Maar, je moet je wel goed beseffen wat je huurt en veel verkopers weten de vergelijking tussen Hosted VoIP of een zelf gekochte VoIP-centrale maar moeilijk eerlijk uit te leggen. In dit artikel zal ik een poging doen om een eerlijk vergelijk te geven. Ik nodig je uit om in de commentaren op dit artikel te schieten.

Prijsargument
Welke argumenten moet je met een korreltje zout nemen? De eerste: dat het goedkoper zou zijn. Natuurlijk is het in eerste instantie goedkoper, want je koopt minder hardware (vaak nog wel de toestellen) maar op de lange termijn gaan de maandbedragen binnen twee tot drie jaar boven de prijs van de eenmalige aanschafkosten van een soortgelijke telefooncentrale.

Dat prijsverschil gaat bij meer gebruikers steeds sneller in je nadeel werken. Als je slechts een paar toestellen hebt (2 of 3) dan is Hosted VoIP prijstechnisch het overwegen waard. Bij meer toestellen: reken het echt eens uit. Hoe lang heb jij met je huidige telefooncentrale gedaan? Onderzoek wijst uit dat de gemiddelde MKB’er 7 tot 10 jaar doet met zijn telefooncentrale. Reken dus ook met dat soort periodes.

Daarnaast zal je zien dat bij veel Hosted VoIP-providers alles elke maand weer geld kost: een doorschakeling, een hunt-groepje, het onderscheid tussen een basic of advanced user et cetera. Ik raad je aan om te vragen om de volledige prijslijst, waar dus ook de dingen op staan die je in de toekomst nog wel eens nodig zou kunnen hebben.

Als laatste in de categorie prijs: als je bij een eigen centrale na een aantal jaar besluit niet meer voor het onderhoud te betalen, zal hij niet direct stuk gaan. Hij kan best nog wel een paar jaar blijven werken. Als je de maandbedragen van Hosted VoIP niet meer betaalt, ben je snel uit de lucht…

Flexibiliteit
En dat maakt het juist nu zo moeilijk: je kan het bijna niet met iets soortgelijks vergelijken want Hosted VoIP is vaak niet erg flexibel te configureren, terwijl je een gekochte VoIP-centrale precies zo kan configureren zoals jij dat wil.

Hosted VoIP-verkopers gaan er prat op dat het flexibel zou zijn. Ik zie dat niet zo, ik zie alleen beperkingen. Bij reguliere VoIP-installaties kan je namelijk ook zo een toestel toevoegen of weghalen. De configuratie van de centrale is in bijna alle gevallen veel flexibeler omdat je geen rekening hoeft te houden met multi-tenancy. Dit betekent dat je met meer bedrijven op dezelfde centrale of servers zit waardoor echt afwijkende instellingen of verzoeken niet gehonoreerd kunnen worden.

Beide systemen zijn even flexibel voor thuiswerkers, zelfs even flexibel als je in een noodsituatie moet uitwijken naar een andere locatie of als je verhuist. Gewoon je spullen oppakken en op de andere locatie weer neerzetten. Dat je een geschikte internetlijn en infrastructuur moet hebben, geldt voor beide systemen. En over flexibiliteit gesproken: als je zelf een VoIP-centrale koopt, heb je de keuze uit merk, leverancier, de volledige configuratie, toestellen, je kan zelfs kiezen wie je buitenlijnen levert. Bijna elke cloud provider huivert van dat soort keuzes: het maakt het systeem voor hen onbeheersbaar.

Ergens anders
Vaak gaat men er vanuit dat omdat iets in de cloud zit, dat het beter met andere dingen te koppelen is. In theorie zou dat inderdaad heel goed kunnen maar de praktijk wijst anders uit. Beide systemen zijn gemakkelijk te koppelen aan waar ze voor ontworpen zijn. Dat is geheel onafhankelijk van het systeem: cloud of niet. Vergeet niet dat ‘in de cloud’ een luxe term is voor ‘ergens anders’. Dus je centrale die in de cloud staat, staat gewoon ergens anders. Dat heeft helemaal geen inherente voordelen zoals makkelijker koppelbaar of flexibeler. Dat zijn kreten die alle cloudmarketeers er graag ingooien en die we ook makkelijk overnemen zonder dat zelf goed te controleren.

Hekel
Heb ik dan een hekel aan Hosted VoIP? Nee, dat zeg ik niet. Als je weinig wensen hebt en weinig toestellen, dan zou ik het zeker overwegen. Heeft het dan helemaal geen voordelen? Nee, ook dat zeg ik niet. Een van de voordelen is dat je het gehele proces (telefonie) in principe in één hand legt. Die partij zorgt voor de buitenlijnen, de juiste centrale, de juiste toestellen, de juiste configuratie. Is er iets mis, dan bel je met één partij. In theorie.

In de praktijk werd bij een van onze klanten de schuld al snel bij ons neergelegd, toen bij de switches van de kassaleverancier en vervolgens bij de internetprovider… En nergens nam de VoIP-provider het voortouw om het probleem te fixen. Je begrijpt het al: dat werkt niet en een oplossing laat dan lang op zich wachten.

Advies
Mijn advies: informeer om je heen bij gelijkwaardige bedrijven en vraag wat zij hebben gekozen. Zijn ze tevreden? Wat kost het echt? Valt dat mee of tegen? Vraag je ICT-bedrijf de prijzen voor beide opties eens naast elkaar te zetten voor een indicatie van de kosten op de korte én de lange termijn.

Maak zelf je keuzes en laat je niet overrompelen door marketeers of verkopers. Koop zeker geen telefooncentrale omdat je gebeld wordt door een callcenter die zegt dat je dat moet doen. En overweeg zéker ook om gewoon een eigen VoIP-centrale te kopen. Dat heeft mijn voorkeur.

,

One Response to What the VoIP?

  1. Kevin 2 februari 2016 at 16:39 #

    Helder advies. Blijf indd goed rondkijken en advies vragen, het lijkt heel simpel maar je moet het wel even doen. Voor je het weet ga je ergens mee in zee en ervaar je een hoop ellende. Een goed geïnformeerd mens telt voor twee!

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.